Tagesgelder für Dienstreisen sind nicht steuerfrei, wenn sie pauschal vergütet werden.
Tagesgelder sind nur dann steuerfrei, wenn der Arbeitgeber sie für jede einzelne Dienstfahrt
abrechnet.
Eine Dienstreise (iSd Einkommensteuergesetzes) liegt vor, wenn
- ein Arbeitnehmer über Auftrag des Arbeitgebers seinen Dienstort (Büro, Betriebsstätte, Werksgelände, Lager, etc.) zur Durchführung von Dienstverrichtungen verlässt oder
- wenn der Arbeitnehmer so weit weg von seinem ständigen Wohnort (Familienwohnsitz) arbeitet, dass ihm eine tägliche Rückkehr nicht zugemutet werden kann.
Für gewisse Berufsgruppen wurde eine Erweiterung dieses Dienstreisebegriffs(etwa über Kollektivverträge) ermöglicht. Dadurch sollte eine Verschlechterung in der Höhe des Arbeitslohns verhindert werden.
Tagesgelder sind Beträge, die einem Arbeitnehmer aus Anlass einer Dienstreise gezahlt werden. Diese sind bis zu einer gewissen Höhe lohnsteuerfrei. Bei Inlandsdienstreisen können höchstens € 26,40 am Tag, bei einer kürzer als 12 Stunden, aber länger als 3 Stunden dauernden Dienstreise € 2,20 pro Stunde als steuerfrei behandelt werden. Für Auslandsdienstreisen gelten für jedes Land eigene steuerfreie Höchstsätze.
Pauschale Spesenersatzleistungen an Mitarbeiter
Angesichts des administrativen Aufwandes der Erfassung von Dienstreisen werden bei Arbeitgebern pauschale Spesenersatzleistungen an ihre Mitarbeiter immer beliebter. Dabei werden monatlich gleichbleibende Pauschalbeträge unabhängig davon geleistet, wie viele Dienstreisen ein Mitarbeiter tatsächlich absolviert hat.
Der Verwaltungsgerichtshof (VwGH) hat nun aber entschieden, dass Tagesgelder nur dann steuerfrei gestellt sind, wenn sie für jede Reisetätigkeit einzeln abgerechnet werden. Gegenüber dem Arbeitgeber muss im Rahmen der Lohnverrechnung der Nachweis jeder einzelnen Dienstreise durch entsprechende Belege erbracht werden. Weiters führte der VwGH aus, dass die Zahlung von Pauschalbeträgen zu steuerpflichtigem Arbeitslohn führt.
Sollten Sie Ihren Mitarbeitern Tagesgelder für Dienstreisen steuerfrei auszahlen wollen, haben diese genaue Aufzeichnungen zu führen. Gewähren Sie keine Pauschalbeträge, sondern rechnen Sie jede Reisetätigkeit einzeln ab.